Hoe facturen worden verwerkt in Finqle. Er zijn twee hoofdstromen: rechtstreeks indienen via My Finqle, met verwerking dezelfde dag als je vóór 13:00 uur indient, of aanmaken via een platform of intermediair als je geen directe toegang hebt.
Als je rechtstreeks met Finqle werkt
Kun je facturen indienen via My Finqle, dan werkt het zo:
- Via My Finqle > Invoices > Add Invoice kun je een factuur uploaden of aanmaken.
- Je maakt de factuur aan of dient hem rechtstreeks in bij Finqle.
- Finqle verifieert de factuur op juistheid en compliance.
- Dien je in vóór 13:00 uur, dan volgt de uitbetaling doorgaans dezelfde dag. Na 13:00 uur verwerken we op basis van best effort, mogelijk de volgende werkdag.
Als je via een platform of intermediair werkt
Kun je geen facturen aanmaken in My Finqle, dan maakt je platform of intermediair ze aan. Je kunt ze wel inzien ter referentie. Zie Wanneer word ik betaald? voor de volledige stroom van Billing Requests en facturen.
Veelgestelde vragen
Hoe upload ik een pdf-factuur?
Ga naar My Finqle > Invoices > Add Invoice en kies Upload. Sleep de pdf en eventueel het UBL-XML-bestand erin en kies de juiste debiteur en het juiste contract. Finqle leest het document uit, voert de verificatie uit en zet de uitbetaling in de wachtrij. Zorg dat de tekst in de pdf selecteerbaar is, want gescande afbeeldingen kunnen door de OCR vallen.
Welke bestandsformaten worden ondersteund?
- Pdf voor de visuele factuur (verplicht, max. 10 MB)
- UBL 2.1 XML voor automatische verwerking (aanbevolen, te sturen naar je unieke parse-mailadres)
- Png en jpg alleen als bijlage, niet als de factuur zelf
Zie voor UBL het artikel Facturatie en boekhouding automatiseren met UBL.
Waarom is mijn factuur afgekeurd?
De meest voorkomende redenen:
- Debiteur komt niet overeen: bedrijfsnaam, KvK-nummer of btw-nummer op de factuur matcht niet met de debiteur in Finqle
- Ontbrekende wettelijke gegevens: factuurnummer, datum, btw-specificatie of je KvK-nummer ontbreekt
- Btw klopt niet: een merchant met KOR-vrijstelling dient een factuur met btw in, of andersom
- Dubbel: er is al een factuur met hetzelfde nummer ingediend
- Verkeerde valuta: de factuurvaluta wijkt af van de contractvaluta
Los het op en upload opnieuw. In de afkeurmail staat altijd de specifieke reden.
Hoe maak ik een creditfactuur?
Maak in Finqle een nieuwe factuur aan met een negatief totaal die verwijst naar het oorspronkelijke factuurnummer, bijvoorbeeld Creditfactuur voor M00001-001234. Dien hem in via dezelfde upload- of aanmaakstroom. Finqle verwerkt hem als creditering en verrekent de oorspronkelijke uitbetaling, of vordert die terug als er al is uitbetaald.
Kan ik een factuur wijzigen na indiening?
Nee. Zodra een factuur is ingediend, kun je hem niet meer aanpassen. Klopt er iets niet:
- Nog niet uitbetaald: neem contact op met je accountmanager om de factuur te annuleren vóór uitbetaling
- Al uitbetaald: maak een creditfactuur en dien een gecorrigeerde factuur in
Waar vind ik mijn ingediende facturen?
In My Finqle > Invoices. Je kunt filteren op status (Submitted, Verified, Paid, Rejected, Credited). Klik op een factuur om het Transaction Statement, het Transfer Statement en de verkoopfactuur te zien. Zie Facturatiedocumenten voor de betekenis van elk document.