Hoe je Facturatieverzoeken aanmaakt, indient en beheert in Finqle, of je nu rechtstreeks met Finqle werkt of via een platform of intermediair.
Als je rechtstreeks met Finqle werkt
Kun je Facturatieverzoeken indienen via My Finqle, dan werkt het zo:
- Via My Finqle > Facturatieverzoeken > Nieuw facturatieverzoek maak je een Facturatieverzoek aan voor de debiteuren (je opdrachtgevers) die zijn ingericht voor Facturatieverzoeken.
- Zodra je een Facturatieverzoek indient, fungeert het als prefactuur.
- De debiteur moet het Facturatieverzoek goedkeuren voordat er een definitieve factuur van wordt gemaakt.
- Na goedkeuring verifieert Finqle de factuur automatisch en volgt de uitbetaling binnen enkele minuten.
Als je via een platform of intermediair werkt
Kun je geen Facturatieverzoeken aanmaken in My Finqle, dan maakt je platform of intermediair ze aan. Je kunt ze wel inzien ter referentie. Zie het artikel Wanneer word ik betaald? voor de volledige stroom van Facturatieverzoeken en facturen.
Veelgestelde vragen
Hoe voeg ik uren, eenheden of onkosten toe aan een Facturatieverzoek?
Kies in Nieuw facturatieverzoek het contract of de tarievenkaart en voeg vervolgens regels toe. Elke regel heeft een omschrijving, een aantal (uren of eenheden) en een tarief. Het totaal wordt automatisch bijgewerkt. Je kunt verschillende soorten regels combineren op één Facturatieverzoek, zoals reguliere uren, overuren en onkosten.
Kan ik bestanden toevoegen aan een Facturatieverzoek?
Ja. Gebruik het bijlagenveld voor urenstaten, bonnen of ondertekende akkoordformulieren. Pdf, png en jpg tot 10 MB per bestand worden ondersteund. De beoordelaar bij de debiteur kan de bijlagen zien en we bewaren ze bij de resulterende factuur voor je administratie.
Wat gebeurt er nadat ik heb ingediend?
De debiteur krijgt een melding om goed te keuren of af te keuren. Zolang dat loopt, heeft het Facturatieverzoek de status Awaiting approval. Na goedkeuring zet Finqle het Facturatieverzoek om in een factuur, soms gebundeld met andere in een verzamelfactuur, en start de uitbetaling.
Kan ik een ingediend Facturatieverzoek wijzigen of intrekken?
Zolang de status Awaiting approval is, kun je het Facturatieverzoek intrekken en een gecorrigeerde versie indienen. Na goedkeuring of facturatie kun je het niet meer aanpassen. Maak in dat geval een creditfactuur aan via de gekoppelde factuur.
Waarom is mijn Facturatieverzoek afgekeurd?
De debiteur moet een reden opgeven bij afkeuring. Veelvoorkomende redenen:
- Uren of tarief komen niet overeen met het afgesproken contract
- Ontbrekend inkoopordernummer of projectreferentie
- Verkeerde periode of een dubbele indiening
- Ontbrekende onderbouwing
Los het op en dien een nieuw Facturatieverzoek in. De oorspronkelijke blijft in je historie staan als Disapproved.
Wanneer volgt de uitbetaling?
Bij goedgekeurde Facturatieverzoeken verifieert Finqle automatisch en betaalt direct uit. De meeste uitbetalingen komen binnen enkele minuten binnen via SEPA Instant. Voor de Facturatieverzoek-stroom geldt geen deadline van 13:00 uur.