Hoe je Billing Requests aanmaakt, indient en beheert in Finqle, of je nu rechtstreeks met Finqle werkt of via een platform of intermediair.
Als je rechtstreeks met Finqle werkt
Kun je Billing Requests indienen via My Finqle, dan werkt het zo:
- Via My Finqle > Billing Requests > Add Billing Request maak je een Billing Request aan voor de debiteuren (je opdrachtgevers) die zijn ingericht voor Billing Requests.
- Zodra je een Billing Request indient, fungeert die als prefactuur.
- De debiteur moet de Billing Request goedkeuren voordat er een definitieve factuur van wordt gemaakt.
- Na goedkeuring verifieert Finqle de factuur automatisch en volgt de uitbetaling binnen enkele minuten.
Als je via een platform of intermediair werkt
Kun je geen Billing Requests aanmaken in My Finqle, dan maakt je platform of intermediair ze aan. Je kunt ze wel inzien ter referentie. Zie het artikel Wanneer word ik betaald? voor de volledige stroom van Billing Requests en facturen.
Veelgestelde vragen
Hoe voeg ik uren, eenheden of onkosten toe aan een Billing Request?
Kies in Add Billing Request het contract of de tarievenkaart en voeg vervolgens regels toe. Elke regel heeft een omschrijving, een aantal (uren of eenheden) en een tarief. Het totaal wordt automatisch bijgewerkt. Je kunt verschillende soorten regels combineren op één Billing Request, zoals reguliere uren, overuren en onkosten.
Kan ik bestanden toevoegen aan een Billing Request?
Ja. Gebruik het bijlagenveld voor urenstaten, bonnen of ondertekende akkoordformulieren. Pdf, png en jpg tot 10 MB per bestand worden ondersteund. De beoordelaar bij de debiteur kan de bijlagen zien en we bewaren ze bij de resulterende factuur voor je administratie.
Wat gebeurt er nadat ik heb ingediend?
De debiteur krijgt een melding om goed te keuren of af te keuren. Zolang dat loopt, heeft de Billing Request de status Awaiting approval. Na goedkeuring zet Finqle de Billing Request om in een factuur, soms gebundeld met andere in een verzamelfactuur, en start de uitbetaling.
Kan ik een ingediende Billing Request wijzigen of intrekken?
Zolang de status Awaiting approval is, kun je de Billing Request intrekken en een gecorrigeerde versie indienen. Na goedkeuring of facturatie kun je hem niet meer aanpassen. Maak in dat geval een creditfactuur aan via de gekoppelde factuur.
Waarom is mijn Billing Request afgekeurd?
De debiteur moet een reden opgeven bij afkeuring. Veelvoorkomende redenen:
- Uren of tarief komen niet overeen met het afgesproken contract
- Ontbrekend inkoopordernummer of projectreferentie
- Verkeerde periode of een dubbele indiening
- Ontbrekende onderbouwing
Los het op en dien een nieuwe Billing Request in. De oorspronkelijke blijft in je historie staan als Disapproved.
Wanneer volgt de uitbetaling?
Bij goedgekeurde Billing Requests verifieert Finqle automatisch en betaalt direct uit. De meeste uitbetalingen komen binnen enkele minuten binnen via SEPA Instant. Voor de Billing Request-stroom geldt geen deadline van 13:00 uur.