Geschillen, creditfacturen en correcties

Er gaat weleens iets mis. Een factuur klopt niet, een debiteur betwist een regel, of uren moeten na uitbetaling worden gecorrigeerd. Dit artikel legt uit hoe je elke situatie netjes oplost.

Kort samengevat

• Vóór uitbetaling: vraag Finqle de factuur te annuleren en dien een gecorrigeerde versie in.
• Na uitbetaling, volledige correctie: maak een creditfactuur voor het volledige bedrag en dien een nieuwe factuur in.
• Na uitbetaling, gedeeltelijke correctie: maak een gedeeltelijke creditfactuur voor het verschil.
• Debiteur betwist een regel: het betwiste deel wordt vastgehouden, de rest kan gewoon worden uitbetaald.
• Afgekeurde Billing Request: pas aan en dien een nieuwe in.

Beslisschema

Hoe maak je een creditfactuur

1. 1
   Maak in je boekhouding of via My Finqle > Invoices > Add Invoice een nieuwe factuur met een negatief totaal.
2. 2
   Verwijs in de omschrijving naar het oorspronkelijke factuurnummer, bijvoorbeeld Creditfactuur voor M00001-001234.
3. 3
   Zorg dat btw, valuta en debiteur exact overeenkomen met de oorspronkelijke factuur.
4. 4
   Dien in via dezelfde route als bij gewone facturen (uploaden, aanmaken of UBL).

Finqle verwerkt de creditfactuur en verlaagt daarmee het openstaande saldo bij de debiteur, of vordert het eerder uitbetaalde bedrag terug als de oorspronkelijke factuur al was uitbetaald.

Wat gebeurt er met de factorfee bij een creditering?

Debiteur betwist een regel

Betwist een debiteur een deel van een factuur, dan geldt:

1. 1
   Finqle houdt het betwiste deel vast en blijft het onbetwiste deel innen of uitbetalen.
2. 2
   Je ontvangt een mail met de reden van het geschil.
3. 3
   Je kunt het rechtstreeks met de debiteur oplossen of via het creditmanagementteam van Finqle.
4. 4
   Zodra het is opgelost, komt het betwiste deel vrij voor uitbetaling of maak je een creditfactuur.

Afgekeurde Billing Request: hoe pas je die aan

Keurt de debiteur je Billing Request af, dan kun je hem niet bewerken. Doe in plaats daarvan dit:

1. 1
   Lees de reden van afkeuring in My Finqle > Billing Requests.
2. 2
   Maak een nieuwe Billing Request met de gecorrigeerde regels, periode of bijlagen.
3. 3
   Verwijs zo nodig in de omschrijving naar de afgekeurde versie, bijvoorbeeld Vervangt BR-12345.
4. 4
   De oorspronkelijke blijft in je historie staan als Disapproved, zodat alles traceerbaar blijft.

Gerelateerde artikelen

• Wanneer word ik betaald?
• Facturen
• Facturatiedocumenten
• Te late betaling en clawback